The 7 characteristics of effective communication

-

 Communication can be defined as the combination of the processes we implement to share and convey information. Sounds easy, right? And yet, it isn’t. Because effectiveness can only be achieved when the sender of the message pays attention to specific elements that might affect how the message is perceived and decoded by the receiver.

Over time, the concept of effective communication has been associated with persuasive communication. But that’s wrong, because the terms imply different communication objectives:

  • Persuasive communication aims at prompting change in the receiver’s behaviours, beliefs, values or preferences.
  • Effective communication is about delivering an information unambiguously, so that the receiver can decode it correctly.

 

But what does it take to compose and deliver an effective message?

In Effective Public Relations (1952), University of Winsconsin professor Scott M. Cutlip and Allen H. Center defined a set of principles, known today as the 7 C’s of communication. The list has been widely adopted – with or without slight variations – and is now considered as a staple in public relations studies.

Ready to explore each element of the original set?

Completeness

Effective communications are complete, i.e. the receiver gets all the information he needs to process the message and take action. A complete message reduces the need for follow-up questions and smoothens the communication process.

Conciseness

Conciseness is about keeping your message to a point. This is more about the content of your message rather than its length. Even a short memo can include irrelevant or redundant information. Conciseness helps the receiver focus on what’s important, speeds up the processing of information and caters for improved understanding.

Consideration

Effective communication takes into account the receiver’s background and points of view. If your message hits a nerve or sounds as disrespectful, the emotional reaction of the receiver might affect the perception of your message. Also, tailoring your message to your audience – e.g. by using argumentations and examples which are relevant to their experience – makes it easier for them to process the contents.

Concreteness

A concrete message is specific, tangible, vivid. It’s supported by facts and figures for enhanced credibility. It helps your audience gain an overview of the broader picture. Concreteness mitigates the risk of misunderstanding, fosters trust and encourages constructive criticism.

Courtesy

Courtesy and consideration complement each other in effective communications. Courtesy means respecting the receiver’s culture, values and beliefs – i.e. crafting a message that is genuinely polite and unbiased.

Clearness

The clearer your message, the easier it gets for the receiver to decode it according to your original intent. While this sounds obvious, most communication pitfalls originate from lack of clarity. Want to deliver an effective message? Start with a clear communication goal and accurate thoughts. Clear communications build on exact terminology and concrete words, to reduce ambiguities and confusion in the communication process.

Correctness

Correct grammar and syntax vouch for increased effectiveness and credibility of your message. Formal errors might affect the clarity of your message, trigger ambiguity and raise doubts. They might also have a negative impact on the overall perception of the message, which could be seen as sloppy or negligent.







Source taken from; https://alessandramartelli.com/en/freebies/characteristics-effective-communication/

Comments

New comments are not allowed.

Popular posts from this blog

10+ Masalah Smartphone Xiaomi & Solusi Mengatasinya!!

-
Image
  Masalah HP Xiaomi.  Xiaomi merupakan salah satu  vendor  teknologi asal China yang saat ini sedang naik daun. Sampai saat ini, Xiaomi telah menduduki peringkat no 2 di Indonesia dengan penjualan yang mencapai 1,7 juta unit pada tahun 2018 yang lalu. Ini menjadi bukti bahwa Xiaomi sangat unggul di negara – negara berkembang seperti Indonesia. Walau saat ini Xiaomi memecah brand nya atau serinya namun tetap saja Xiaomi tetap menjadi ciri khas produk teknologi yang memang lebih terjangkau ketimbang yang lain. Khusus untuk Redmi dijual dengan harga terjangkau, sedangkan untuk Xiaomi sendiri fokus pada kualitas produk, fitur dan keunggulan, serta nilai jual yang tinggi. Bicara masalah  smartphone  Xiaomi, tentu tak akan luput dari masalah yang ada. Walau bagaimana pun tidak ada sistem dan  smartphone  yang sempurna, entah karena kesalahan pengguna ataupun karena error pada aplikasi ataupun sistem. Ada banyak sekali pengguna Xiaomi di Indonesia yang mendapati masalah error pada aplikasi te
Read more

Gerakan Pramuka Indonesia

-
Image
Sejarah [ sunting  |  sunting sumber ] Lambang identitas dari  INPO  yang berupa bendera  merah  dan  putih  berukuran 84 x 120 cm. Gerakan Pramuka atau  Kepanduan  di  Indonesia  telah dimulai sejak tahun 1923 yang ditandai dengan didirikannya  (Belanda)   Nationale Padvinderij Organisatie (NPO)  di  Bandung . [1]  Di  Jakarta , didirikan  (Belanda)   Jong Indonesische Padvinderij Organisatie (JIPO)  pada tahun yang sama. [1]  Kedua organisasi cikal bakal  kepanduan  di  Indonesia  ini meleburkan diri menjadi satu, bernama  (Belanda)   Indonesische Nationale Padvinderij Organisatie (INPO)  di  Bandung  pada tahun 1926. [1]  Di luar Jawa, para pelajar sekolah agama Sumatra Barat mendirikan kepanduan  El-Hilaal  pada tahun 1928. [2] Organisasi Kepanduan Indonesia di seputaran tahun   1920 -an. Pada tanggal  26 Oktober   2010 ,  Dewan Perwakilan Rakyat  mengabsahkan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2010 tentang Gerakan Pramuka. Berdasarkan Undang Undang ini, maka Pramuka bukan lagi satu-satu
Read more

Cerita Pendek Anak : Kisah Tiga Anak Yatim Piatu

-
Image
  Di pedalaman Pulau Timor, ada tiga anak yatim piatu. Mereka adalah Saku, Abatan, dan Seko. Ayah mereka meninggal saat berburu. Sang Ibu meninggal setelah nelahirkan si bungsu. Saku tumbuh menjadi kepala keluarga. Sementara, Abatan menjadi lelaki yang ulet dan cerdas. Walaupun hidup apa adanya, namun mereka selalu rukun. “Kakak, ke mana orang tua kita?” tanya si Bungsu yang tidak bisa tidur. Ia sangat merindukan orang tuanya. “Orang tua kita sedang pergi jauh,” jawab kedua kakaknya. Suatu ketika, Saku juga merindukan orang tuanya. Ia pun pergi ke suatu bukit dan memandang langit. Ia mengeluarkan seruling dan memainkannya. Tiba-tiba, ruh kedua orang tuanya turun dan berkata, “Anakku, besok ajaklah kedua saudaramu ke sini. Jangan lupa bawa ayam jantan merah untuk dijadikan korban.” Mendengarnya, Saku sangat gembira. Ia segera pulang dan mengabarkan berita itu kepada kedua adiknya. Malam berikutnya, mereka datang ke bukit sambil membawa ayam jantan merah. Tiba-tiba, angin bertiup sangat
Read more